Participatie voor initiatiefnemers

Voor iedereen die iets wil veranderen aan de omgeving in de gemeente Kaag en Braassem

Als initiatiefnemer doet u er goed aan een zo passend mogelijke samenwerking met de belanghebbenden te realiseren voor uw plan. Hierbij kan het gaan over het plaatsen van een dakkapel tot de bouw van een hele nieuwbouwwijk. Vanuit een individuele inwoner tot aan een ontwikkelaar van een groot woningbouwplan. Met onderstaand stappenplan willen we u helpen met het organiseren van de participatie voor uw plan.

Participatie is geen doel op zich, maar een manier om met elkaar een betere omgeving te maken. Wanneer belanghebbenden vroegtijdig worden betrokken bij uw initiatief, kunt u met hun inbreng komen tot een plan van hogere kwaliteit en tot meer acceptatie van het plan. Ook helpt dit de gemeente om betere, makkelijkere en snellere beslissingen te nemen. Daarnaast kunnen bezwaren mogelijk worden voorkomen, wat een hoop tijd en kosten kan besparen.

Wat verwachten we van u?

Als initiatiefnemer doet u er goed aan de belanghebbenden zo passend mogelijk te betrekken bij uw plan. In deze werkwijzer geven wij handvatten om de participatie te organiseren, welke is opgedeeld in zeven stappen. Ga voor een succesvol participatietraject door deze zeven stappen heen en maak bij iedere stap notities voor in het participatieverslag. De voorwaarden hiervoor vindt onderaan bij 'Een verslag maken'.

Participatieniveau bepalen

Bepaal aan de hand van onderstaande vragen hoeveel impact uw initiatief op de omgeving heeft.

  • Wat is de grootte van uw plan (aanpassing aan bestaand huis, een of enkele woningen, grootschalige woningbouw)?
  • Zorgt het plan voor meer verkeer of drukte?
  • Heeft het plan gevolgen voor het openbaar groen?
  • Verandert het bouwplan het karakter van de straat of buurt?
  • Heeft het plan invloed op het parkeren in de buurt?
  • Is er sprake van schaduwwerking bij de buren door het plan?
Weinig impact op omgeving

Voorbeelden hiervan zijn: een dakkapel of houtkachel plaatsen, een schuurtje bouwen in achtererfgebied of renovatie van bestaande bouw.

Middelen die u kunt inzetten

  • Aankloppen bij de buren
  • Buurtapp
  • Brief door de bus
  • Mail
Gemiddelde impact op omgeving

Voorbeelden hiervan zijn: woningbouw van 1 tot 10 woningen, een bedrijfspand bouwen of een lichte functiewijziging (van bedrijfspand naar woning, aanbieden van kamerverhuur).

Middelen die u kunt inzetten

  • Bewonersbrief
  • Gesprek in de buurt
  • Enquête (offline of online)
  • Informatieavond
Veel impact op omgeving

Voorbeelden hiervan zijn: woningbouw van meer dan 10 woningen, plaatsen van voorzieningen voor opwek duurzame energie in landschap (windmolens/ zonnevelden) of een grote functiewijziging (kantoorgebouw wordt verbouwd tot woningen, nieuwe woonwijk op bestaand grasland).

Middelen die u kunt inzetten

  • Informatie- en participatieavond
  • Schetssessie
  • Brainstormsessie
  • Keukentafelgesprekken

 

Stappenplan

Stap 1: Wat is het initiatief?

Wat wilt u bereiken? Waar draagt uw plan aan bij? Wat zijn belangrijke eigenschappen van het plan? Waarom wilt u dit als initiatiefnemer? Waarom is het goed voor u, uw buurt, het dorp en/of de gemeente?

Stap 2: Wie zijn de belanghebbenden?

Wie zijn mogelijke belanghebbenden bij uw initiatief? Denk hierbij aan omwonenden, bedrijven en organisaties. Maak hierbij alvast een inschatting wie wat zal merken van uw plan. U komt hierbij tot een lijst met alle mogelijke belanghebbenden.

Stap 3: Hoe gaat u de belanghebbenden betrekken?

Bepaal hoe u de belanghebbenden gaat betrekken. Bedenk hierbij eerst hoeveel participatie nodig is voor uw initiatief. Maar ook, in welke fasen van uw plan gaat u participeren en waarom? Gebruik hiervoor de categorieën die hierboven benoemd worden. Hierbij kunt u een eerste inschatting maken in welke categorie uw initiatief valt en welke participatie het meest geschikt is. Vervolgens kunt u zien op welke manier u de belanghebbenden kunt gaan betrekken. Let wel, ieder initiatief is anders. Bedenk zelf goed welke manier van samenwerken het meest passend is voor uw plan.

Tip: organiseert u een informatieavond? Breng de gemeente of betrokken ambtenaar op de hoogte. Dit is niet verplicht, maar kan voor beide partijen een meerwaarde zijn.

Communicatietips:

• Spreek vanuit uzelf.
• Gebruik toegankelijk taalgebruik (B1), korte zinnen en geen jargon.
• Laat elkaar uitpraten en luister naar wat eenieder te zeggen heeft.
• Stel oordelen uit, probeer belangen samen te brengen in plaats van de ander te overtuigen.
• Vraag om uitleg of toelichting.
• Wees open en transparant over het proces.

Stap 4: Wanneer betrekt u de belanghebbenden?

In welke fasen van uw plan gaat u de belanghebbenden betrekken? Denk hier vooraf goed over na, en bepaal of u ze alleen aan de voorkant betrekt of ook in een later stadium. Dit hangt af van de impact van uw plan op de omgeving.

Stap 5: Hoe gaat u samenwerken met de belanghebbenden?

Zorg ervoor dat u uw participatie op tijd voorbereidt en organiseert. Wat is het doel van de participatie? Welke informatie gaat u delen en welke informatie wilt u ophalen bij de belanghebbenden? Wat gaat u met de opbrengsten doen? Hoe gaat u dit terugkoppelen aan de betrokkenen?

Stap 6: Verzamel de reacties en controleer of ze kloppen.

Verzamel de verschillende reacties die u heeft opgehaald bij de belanghebbenden in een duidelijk document. Koppel dit terug bij de belanghebbenden op de manier zoals u eerder met hen heeft gecommuniceerd. Check daarbij of de opgehaalde informatie klopt en of u dit goed heeft begrepen. Herhaal hierbij ook het proces op welke manier u deze inbreng heeft opgehaald. U komt vervolgens tot een document waarin alle opgehaalde informatie, in de vorm van meningen, bezwaren en ideeën, is uiteengezet en gecheckt door de belanghebbenden.

Stap 7: Pas het plan aan als dat nodig is.

Welke kennis en ervaring gaat u benutten voor het verder uitwerken van uw plan? Deel met de betrokkenen waarom u hun inbreng wel of niet verwerkt in het plan en op welke manier. U eindigt deze fase met een onderbouwde reactie richting de belanghebbenden en eventueel een aangepast plan. Heeft u het plan aangepast? Breng het plan opnieuw onder de aandacht bij de belanghebbenden.

 

Een verslag maken

Maak een verslag door elke genomen stap van het stappenplan te beschrijven. Dit verslag dient u in bij de aanvraag van de vergunning.

Het verslag bevat minimaal:

  • De lijst met belanghebbenden die zijn betrokken.
  • Het doel van participatie.
  • Argumentatie van de wijze van participeren per fase.
  • Welke input is opgehaald bij de belanghebbenden?
  • Wat is er met de input gedaan? Waarom is deze wel of niet verwerkt?
  • Op welke manier zijn de resultaten teruggekoppeld aan de belanghebbenden?

De rol van de gemeente

Naast dat u zelf een belangrijke rol speelt als initiatiefnemer, heeft de gemeente ook een belangrijke rol in het participatieproces.

De gemeente is verantwoordelijk voor:

  • Het aanwijzen van categorieën waarvoor participatie verplicht is. Meer informatie hierover leest u op de webpagina over de Omgevingswet
  • Het beoordelen van het participatieproces.
  • Het maken van bestuurlijke afwegingen en beslissingen.
  • Het ondersteunen van de initiatiefnemer via deze werkwijzer.

Hoe vervult de gemeente deze rol?

Met het verslag dat de initiatiefnemer indient bij de aanvraag, krijgt de gemeente inzicht in het doorlopen participatieproces. Hiermee kan de gemeente beoordelen of er voldoende participatie is uitgevoerd. De gemeente neemt dit proces en de resultaten hiervan mee in de bestuurlijke afweging en beslissing over de aanvraag.

Heeft u vragen of hulp nodig?

Neem dan contact op met de gemeente via 071 332 72 72 of mail naar omgevingsloket@kaagenbraassem.nl.